Hóa đơn điện tử là một trong những hình thức hóa đơn được áp dụng rộng rãi trong thời đại công nghệ số. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để phục vụ cho các mục đích khác nhau. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy có quy định cụ thể và cần được thực hiện theo đúng quy trình để tránh vi phạm pháp luật. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần biết về quy định và lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn và chứng từ điện tử, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử có các loại sau:
- Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế phát hành;
- Hóa đơn điện tử do doanh nghiệp tự phát hành;
- Hóa đơn điện tử do nhà cung cấp dịch vụ phát hành.
Hóa đơn điện tử có các yếu tố sau:
- Mã số xác thực của cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ;
- Mã số xác thực của người bán;
- Mã số xác thực của người mua (nếu có);
- Số hiệu và ký hiệu của hóa đơn;
- Ngày, giờ lập và gửi hóa đơn;
- Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán và người mua;
- Tên, số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hoá, dịch vụ;
- Thuế suất, số tiền thuế và tổng tiền thanh toán;
- Chữ ký số của người bán hoặc người ủy quyền.
Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
Theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP , việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy phải tuân thủ các quy tắc sau:
- Chỉ được chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy khi có yêu cầu của người mua hoặc người bán;
- Phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi;
- Phải ghi rõ trên hóa đơn giấy là “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử số … ngày … tháng … năm …”;
- Phải lưu trữ hóa đơn giấy chuyển đổi theo quy định của pháp luật về kế toán;
- Không được sử dụng hóa đơn giấy chuyển đổi để giao dịch, thanh toán.
Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy gồm các bước sau:
- Bước 1: Người mua hoặc người bán yêu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy bằng văn bản hoặc phương tiện điện tử;
- Bước 2: Người bán tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy theo yêu cầu của người mua hoặc người bán, bảo đảm sự khớp đúng nội dung và ghi rõ dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử số … ngày … tháng … năm …”;
- Bước 3: Người bán gửi hoặc trao trực tiếp hóa đơn giấy chuyển
- Bước 4: Người bán lưu trữ hóa đơn giấy chuyển đổi theo quy định của pháp luật về kế toán, không sử dụng hóa đơn giấy chuyển đổi để giao dịch, thanh toán.
Đây là quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy mà doanh nghiệp cần thực hiện khi có yêu cầu của người mua hoặc người bán. Nếu không tuân thủ các quy định và quy trình này, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:
- Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. Doanh nghiệp không được sử dụng hóa đơn giấy chuyển đổi để xuất hoá đơn cho khách hàng, hoặc để làm cơ sở để khấu trừ thuế giá trị gia tăng, chi phí hoặc lập tờ khai thuế.
- Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn giấy chuyển đổi theo quy định của pháp luật về kế toán, bao gồm thời gian lưu trữ, nơi lưu trữ, trách nhiệm lưu trữ và cách thức lưu trữ.
- Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi. Nếu có sai sót hoặc khác biệt trong quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp phải chỉnh sửa và báo cáo cho cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ trong thời gian quy định.
Kết luận
Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy là một trong những thủ tục mà doanh nghiệp cần thực hiện khi có yêu cầu của người mua hoặc người bán. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy phải tuân thủ các quy định và quy trình của pháp luật, để tránh vi phạm và bị xử phạt. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, mà chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi. Doanh nghiệp cũng cần bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi.
