Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử. HĐĐT có nhiều ưu điểm so với hóa đơn giấy, như tiết kiệm chi phí, thời gian, không cần lưu trữ vật lý, dễ dàng tra cứu, kiểm soát và bảo mật. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp có nhu cầu chuyển đổi HĐĐT thành hóa đơn giấy để phục vụ cho các mục đích khác nhau. Việc chuyển đổi HĐĐT thành hóa đơn giấy đã được quy định tại Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ và Công văn số 73894/CTHN-TTHT ngày 16/10/2023 của Cục Thuế TP. Hà Nội.
Bài viết này sẽ trình bày về các quy định và lưu ý khi chuyển đổi HĐĐT thành hóa đơn giấy, cũng như giải thích vì sao bản chuyển đổi của HĐĐT không có giá trị trong giao dịch, thanh toán.
Quy định và lưu ý khi chuyển đổi HĐĐT thành hóa đơn giấy
Theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc chuyển đổi HĐĐT thành hóa đơn giấy phải tuân theo các quy định sau:
- Chỉ được chuyển đổi HĐĐT thành hóa đơn giấy khi có yêu cầu của người mua hàng hóa, người sử dụng dịch vụ hoặc có quyết định của cơ quan thuế.
- Phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của HĐĐT và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi.
- Phải ghi rõ trên hóa đơn giấy là “Bản chuyển đổi từ hóa đơn điện tử số …, ký hiệu …, ngày … tháng … năm …”.
- Phải lưu trữ bản gốc của HĐĐT và bản chuyển đổi của hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về giao dịch điện tử.
Ngoài ra, theo Công văn số 73894/CTHN-TTHT, Cục Thuế TP. Hà Nội cũng có một số lưu ý khi chuyển đổi HĐĐT thành hóa đơn giấy như sau:
- Không được sử dụng các loại máy in thông thường để in hóa đơn giấy từ HĐĐT, mà phải sử dụng máy in hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/7/2019 của Bộ Tài chính.
- Không được sử dụng các loại giấy thông thường để in hóa đơn giấy từ HĐĐT, mà phải sử dụng giấy in hóa đơn có đủ các yếu tố bắt buộc theo quy định tại Thông tư số 68/2019/TT-BTC.
- Không được sử dụng các loại ký hiệu hóa đơn khác nhau để in hóa đơn giấy từ HĐĐT, mà phải sử dụng ký hiệu hóa đơn đã được cấp phát cho doanh nghiệp theo quy định tại Thông tư số 68/2019/TT-BTC.
Tài liệu: Công văn số 73894/CTHN-TTHT
Lý do vì sao bản chuyển đổi của HĐĐT không có giá trị trong giao dịch, thanh toán
Theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với hóa đơn giấy chuyển đổi từ HĐĐT thì chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Lý do vì sao bản chuyển đổi của HĐĐT không có giá trị trong giao dịch, thanh toán là để tránh trường hợp doanh nghiệp lập hai loại hóa đơn khác nhau cho cùng một giao dịch hàng hóa, dịch vụ, gây khó khăn cho việc kiểm tra, kiểm soát thuế và xử lý vi phạm. Ngoài ra, việc này cũng nhằm khuyến khích doanh nghiệp sử dụng HĐĐT thay cho hóa đơn giấy, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý thuế và phát triển giao dịch điện tử.
Kết luận
Bản chuyển đổi của HĐĐT không có giá trị trong giao dịch, thanh toán là một trong những quy định của pháp luật về HĐĐT. Việc này nhằm ngăn chặn các hành vi lạm dụng, gian lận, trốn thuế liên quan đến hóa đơn và thúc đẩy việc sử dụng HĐĐT trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định và lưu ý khi chuyển đổi HĐĐT thành hóa đơn giấy để tránh vi phạm và bị xử lý theo quy định của pháp luật.
